Ambito di applicazione
Le presenti politiche si applicano a tutte le comunicazioni di posta elettronica indirizzate ai domini gestiti dal nostro Studio, nonché alle comunicazioni inviate attraverso i propri mailserver. I criteri descritti riguardano sia la posta elettronica in ingresso sia quella in uscita e sono adottati al fine di garantire un utilizzo sicuro, affidabile e conforme agli standard di sicurezza attualmente riconosciuti. L’applicazione di tali criteri può comportare il rifiuto automatico di messaggi e-mail non conformi, senza obbligo di notifica al mittente, qualora le comunicazioni entranti non rispettino i requisiti minimi stabiliti dagli standards moderni.
Perché alcune e-mail potrebbero non arrivare
La posta elettronica è uno strumento di comunicazione essenziale, ma rappresenta anche uno dei principali vettori di rischio per la sicurezza delle informazioni.
Per questo, adottiamo politiche di sicurezza e criteri stringenti nella ricezione e nell’invio delle e-mail, finalizzati a garantire la riservatezza, l’integrità e l’autenticità delle comunicazioni, assicurando al contempo la disponibilità del nostro servizio di posta elettronica nel rispetto degli standard internazionali di sicurezza oggi riconosciuti.
L’applicazione di tali criteri può comportare il rifiuto automatico di messaggi e-mail provenienti da mailserver non allineati agli standard di sicurezza SMTP più recenti, da servizi di posta non affidabili o da sistemi coinvolti in attività di spam, scansioni automatizzate o tentativi di abuso. In tali casi, il mancato recapito non è da considerarsi un malfunzionamento, bensì l’effetto dell’applicazione delle misure di sicurezza adottate.
Allegati e contenuti potenzialmente pericolosi
Per ridurre il rischio di diffusione di malware, codice dannoso o contenuti potenzialmente pericolosi, i nostri sistemi di posta elettronica applicano restrizioni automatiche sugli allegati ricevuti. In particolare, possono essere rifiutati messaggi contenenti:
- file eseguibili o script;
- documenti contenenti macro o codice attivo;
- allegati il cui formato o comportamento risulti anomalo o potenzialmente dannoso.
Per evitare problemi di recapito, si raccomanda di comprimere i file all’interno di archivi (ad es. zip, rar, 7z) prima dell’invio.
Comunicazioni riservate, PEC e canali alternativi
La posta elettronica tradizionale non deve essere utilizzata per l’invio di informazioni riservate, classificate o sensibili in chiaro. Per tali comunicazioni è necessario adottare idonee misure di protezione, da concordare preventivamente, quali l’utilizzo di meccanismi di cifratura adeguati. Per le comunicazioni aventi valore legale o particolare rilevanza, si raccomanda l’utilizzo della posta elettronica certificata (PEC), nel rispetto delle modalità previste dalla normativa vigente. Qualora non fosse possibile inviare comunicazioni e-mail in conformità ai criteri sopra descritti, è possibile contattare la nostra segreteria per concordare canali di comunicazione alternativi.
Gestione delle comunicazioni e urgenze
Le caselle di posta elettronica e di posta elettronica certificata (PEC) sono monitorate regolarmente. Non è pertanto necessario anticipare o sollecitare telefonicamente i contenuti di comunicazioni già inviate tramite e-mail o PEC. In caso di urgenze immediate o situazioni che richiedano un intervento tempestivo, si raccomanda invece di contattare direttamente la nostra segreteria ai recapiti telefonici indicati.